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date de publication14.11.2016
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1DESCRIPTION DE POSTE
Mission: BRLIN
Section/Unité: Section du commerce
Titre du poste: Assistant(e) commercial(e)
Niveau de classification: LE - 05
Numéro du poste: EXT 303013
Nom du (/ de la) titulaire: à confirmer
Début de la période d’emploi: 20 juin 2016 ou plus tard
Titre du superviseur: Ministre-conseiller (Affaires commerciales)
Niveau de classification du poste du superviseur: EX02
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RÉSUMÉ
Sous la supervision du ministre-conseiller (Affaires commerciales), fournit : des services administratifs généraux au ministre-conseiller; tient à jour les données budgétaires de BRLIN/TD, et intègre les données liées au commerce de MUNIC et DDORF aux rapports adressés au ministre-conseiller ; communique, s’il y a lieu, avec d’autres assistants pour assurer une livraison rapide et efficace des services de base aux clients canadiens; soutient les activités de programme de BRLIN/TD (en soutenant d’autres agents de développement du commerce international, selon les directives du ministre-conseiller).
FONCTIONS : Responsabilités A, B, C, D, E = 50 % DU TEMPS
A. Acquérir et tenir à jour une connaissance essentielle aux opérations du programme

Acquérir et tenir à jour une connaissance et une compréhension approfondies de :

    1. l’approche d’Affaires mondiales Canada en ce qui concerne la promotion des intérêts commerciaux et économiques du Canada sur les marchés étrangers, la promotion des investissements locaux au Canada, l’identification de partenariats potentiels entre le Canada et l’Allemagne en sciences et technologies ainsi que de l’ensemble des politiques et pratiques s’y rapportant ;

    2. des aides électroniques, sites Web, systèmes, outils de gestion de l'information et de commerce, recherches en ligne, etc., et les appliquer/utiliser de manière efficace dans le travail quotidien.


B. Participation à des foires commerciales

  1. S’occuper de stands canadiens à l’occasion de foires commerciales sélectionnées, distribuer du matériel promotionnel sur le Canada, répondre aux questions générales concernant la structure économique, politique, géographique du Canada ainsi que la société et la culture canadiennes, et référer les demandes plus complexes à l’agent/aux agents du développement du commerce international.


C. Personnes-ressources

Établir et tenir à jour une liste de personnes-ressources au sein des entreprises locales, des associations professionnelles et des organismes gouvernementaux avec lesquels les agents d du développement du commerce international sont en relation

  1. Responsable de l’organisation des rencontres pour la section du commerce, sous la direction du ministre-conseiller.

Aider à la préparation de documents d’information à l’intention du ministre-conseiller et des agents commerciaux avant les visites, tel que requis.
D. Gestion des documents

  1. Accomplir des tâches de soutien administratif, y compris remplir les demandes de remboursement des dépenses et d’avances de fonds lors de déplacements, tenir à jour les dossiers, les manuels et les listes d’envoi de la section. En général, responsable de surveiller la gestion cohérente des documents relatifs aux entreprises pour le programme du commerce en Allemagne.

  2. Périodiquement responsable de rédiger des réponses aux demandes à l’InfoCentre, en soutien aux agents responsables.

  3. Gérer des documents pour le ministre-conseiller, y compris la préparation de rapports pour le programme.


E. Recherche

  1. De manière autonome, faire des recherches relatives au commerce international, aux renseignements ministériels et aux opérations du gouvernement canadien, tel que requis par le ministre-conseiller.


Responsabilités F, G = 25%
F. Administration du Bureau

  1. Tel que requis par le ministre-conseiller, agir comme membre de l’équipe avec un ou plusieurs agent/(s) du développement du commerce international responsable(s) de planifier et mettre en œuvre des éléments du programme de développement du commerce international.

  2. Prendre des décisions, telles que déléguées par le ministre-conseiller, relatives à des demandes urgentes ou prioritaires pouvant être traitées de façon autonome ou en concertation avec d’autres membres de la section.

  3. Gérer les données dans TRIO et Strategia pour le ministre-conseiller.

  4. Soutenir, tel que requis par le ministre-conseiller, les opérations de l’InfoCentre à Düsseldorf.


G. Surveillance financière et préparation de rapports

  1. Surveiller, contrôler et préparer des rapports sur les événements, y compris les transferts de fonds par Ottawa à la mission pour couvrir les coûts comme prévu dans les EMA pour les visites à la mission.

  2. Après la tenue d’un événement, faire le rapprochement des comptes et retourner les fonds inutilisés dans les délais prescrits.

  3. Surveiller le budget et les données financières pour le programme du commerce à Berlin, via les outils financiers de Berlin et Strategia.

Responsabilités H, I = 20 %
H. Logistiques des événements de la section du développement du commerce international

  1. Prendre les dispositions administratives et logistiques pour la tenue d’événements, de séminaires et d’autres initiatives organisées par le programme du commerce, y compris :

    1. utiliser des fournisseurs de services pré-qualifiés ou faire des recherches sur des entreprises et établir des listes d’envoi/d’invitation de clients canadiens et de personnes-ressources locales ;

    2. Recevoir des confirmations et préparer des listes d’invités à des fins de réseautage, gérer les exigences de la section du développement du commerce international en matière d’événements avec des partenaires internes et des fournisseurs de services externes, p. ex. sections de la gestion et des services consulaires, sécurité, traiteur, affaires publiques, transport, etc.

    3. s’assurer de la préparation des événements;

    4. aider à la résolution de problèmes qui pourraient survenir au cours de l’événement.



I. Coordination des programmes de visites

  1. Coordonner les programmes de visites à l’intention de cadres d’entreprises canadiennes et de hauts fonctionnaires du gouvernement fédéral et/ou des gouvernements provinciaux si les Ententes relatives aux missions d’affaires (EMA) ou les accords de partage des coûts le permettent.

  2. Conseiller les clients sur les fournisseurs de services pré-qualifiés qui pourront répondre à leurs besoins détaillés : traiteur, hébergement, hôtel, transport terrestre, location d’installations, fournisseurs de matériel audiovisuel, traducteurs, interprètes, etc.


Responsabilités J = 5%
J. Surveillance et évaluation des fournisseurs de services pré-qualifiés

  1. Surveiller les services fournis par les fournisseurs de services pré-qualifiés.

  2. Conseiller l’agent de l’EIA et l’InfoCentre sur l’acceptabilité de leur performance pour s’assurer que les fournisseurs de services pré-qualifiés continuent à être fiables, dignes de confiance et efficace en termes de coût.

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