L E ROLE DE CHACUN DANS LE PROCESSUS Entretien professionnel
Les entretiens professionnels, par le temps qu’ils mobilisent pour leur préparation et leur conduite, l’implication qu’ils exigent de la part des salariés, constituent un enjeu fort pour l’entreprise. De même, s’ils peuvent contribuer à renforcer la légitimité des cadres qui auront à les mener, ils sont, en l’absence d’une préparation suffisante de ces derniers, susceptibles de les déstabiliser. Il est souvent plus délicat d’évoquer, en face à face, avec un collaborateur son devenir professionnel que d’échanger avec lui dans l’atelier ou le bureau autour des tâches quotidiennes. Il est donc essentiel que la mise en œuvre de ces entretiens soit préparée avec soin et s’inscrive dans une dynamique de changement pour tous les acteurs de l’entreprise.
Qu’il existe ou non dans l’entreprise un responsable des ressources humaines, le développement des compétences et la professionnalisation constituent l’affaire de toute la direction. Il est donc important que la direction de l’entreprise puisse, en y associant son encadrement intermédiaire, consacrer un temps de réflexion aux évolutions prévisibles de son activité (technologie, produit, marché) et aux incidences de celles-ci sur ses besoins en compétences mais aussi sur la manière de favoriser la professionnalisation de ses salariés.
L’encadrement intermédiaire, qui le plus souvent se verra confier le soin de mener ces entretiens, devra donc être informé des choix opérés par la direction de l’entreprise en terme de développement des compétences. C’est en ayant une claire représentation des axes fixés par l’entreprise que l’encadrement intermédiaire pourra étudier la faisabilité des projets de leurs collaborateurs et renforcer sa légitimité managériale.
La conduite des entretiens étant un moment important dans la vie de l’entreprise, il importe que sa direction puisse informer le personnel et ses représentants, par une communication adaptée, des objectifs de ces rencontres et des modalités de leur déroulement (durée, planning, confidentialité, suites des entretiens…). Il convient de rassurer les salariés sur le sens de la démarche et sur l’utilisation des propos tenus lors des rencontres.
L’expression d’un projet professionnel par les salariés pouvant s’avérer délicate, il peut être bénéfique de remettre à chacun d’entre eux quelques jours avant l’entretien, un questionnaire leur permettant de préparer la rencontre avec leur responsable en opérant un bilan de leur vie professionnelle dans l’entreprise, en s’interrogeant sur leurs souhaits d’évolution et leurs motivations. Cette réflexion individuelle sera la première étape dans la construction de ce projet.
Un entretien réussi peut difficilement durer moins de trois quarts d’heure. Il importe donc, pour que le salarié et son responsable puissent disposer du temps nécessaire, qu’un planning des entretiens tenant compte des contraintes de l’activité de l’entreprise soit mis au point et respecté.
L’entretien professionnel doit être un temps d’échange entre le salarié et son responsable hiérarchique. Aussi, convient-il qu’il puisse se dérouler dans un lieu abrité des sollicitations de la vie de l’entreprise (téléphone, fax, visite impromptue de collègues…)
Temps d’échange, l’entretien doit néanmoins permettre dans un temps limité, d’évoquer l’activité professionnelle du salarié, sa situation dans l’entreprise, ses éventuels projets, ses besoins en formation. Il est donc essentiel que le responsable conduisant l’entretien dispose d’un canevas lui permettant de ne négliger tel ou tel aspect important.
Au cours de l’entretien, des souhaits seront formulés par le salarié, des actions de formation exprimées par les collaborateurs ou proposés par le responsable hiérarchique, des projets de parcours professionnel envisagés conjointement. Or, le cadre en charge de l’entretien ne sera pas en mesure d’emblée de se prononcer sur les suites de ces projets. Il importe donc que les comptes rendus des entretiens soient précis et fassent l’objet d’un « traitement », tant en terme d’équité que de priorité, centralisé au niveau de la direction de l’entreprise.
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