Dossier type de demande de propositions
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DOSSIERS TYPE DE PASSATION DES MARCHES Dossier type de demande de propositions Sélection de Consultants Agence Française de Développement  Avril 2015 Préambule Le présent Dossier type de demande de propositions (DTDP) a été préparé par l’Agence Française de Développement ("l’Agence") et est fondé sur le Document-cadre pour la sélection de consultants préparé par les Banques multilatérales de développement. La DTDP reflète les meilleures pratiques internationales. Ce document type doit être utilisé par les Maîtres d’Ouvrage, chaque fois que cela est possible, dans le cadre de projets financés partiellement ou en totalité par l’Agence, en ayant pris soin de s’assurer auprès de tous conseils locaux de son adaptation au cas envisagé au regard notamment du droit applicable, ainsi que de l’exhaustivité du document. La responsabilité de l’Agence ne pourra être recherchée pour l’usage qui en sera fait partiellement ou en totalité. Le texte en italique constitue des "notes au Client". Il sert de conseil à l’entité qui prépare une Demande de Propositions ("DDP") spécifique. Les "notes au Client" doivent être supprimées dans la DDP finale adressée aux consultants figurant sur la liste restreinte. Ce DTDP peut être utilisé pour des Contrats forfaitaires comme pour des Contrats au temps passé. Le Client devra préciser dans le DTDP le type de contrat qui convient. Pour des petites prestations nécessitant principalement des consultants individuels, il est recommandé d’utiliser le dossier type spécifique "Sélection de Consultant Individuel" publié par l’Agence. La présente DTDP peut être utilisée pour différentes méthodes de sélection dont celle fondée sur la qualité et le coût ("SFQC"), sur la qualité seulement ("SQS"), dans le cadre d’un budget déterminé ("SBD"), et au moindre coût ("SMC"). Lorsqu’il est fait usage de la DTDP, la complexité et l’estimation de la mission doivent entrer en ligne de compte avant tout. L’Agence Française de Développement accueille avec intérêt les réactions que le présent DTDP pourra susciter. Les questions et commentaires relatifs à ce document peuvent être adressés à : Courriel : _passation_marche@afd.fr http://www.afd.fr Révision d’avril 2015 La révision d’avril 2015 incorpore par rapport à la précédente version de juin 2013 :
Lettre d’invitation [Le cas échéant, insérer: DDP No…..] [insérer: Lieu et date] [Insérer: Nom et adresse du Consultant. Dans le cas d’un Groupement, le nom complet du Groupement et les noms de tous les membres tels que figurant dans la manifestation d’intérêt doivent être indiqués] Monsieur, Madame,
[insérer la liste des consultants figurant sur la liste restreinte. Dans le cas d’un Groupement, le nom complet du Groupement et les noms de tous les membres tels que figurant dans la manifestation d’intérêt doivent être indiqués, en commençant par le mandataire. Lorsque des Sous-traitants ont été proposés, ils doivent être également nommés]
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’assurance de ma considération distinguée. [insérer : Signature, nom et titre du représentant autorisé du Client] Négociations financières Décomposition des taux de rémunération [Les 4 pages suivantes ne sont à insérer qu’en cas de sélection fondée sur la qualité seulement (le coût n’est pas un facteur d'évaluation des Propositions) afin d’aider le Client dans la négociation financière] 1. Examen des taux de rémunération 1.1 La rémunération du personnel comprend les salaires, les charges sociales, les frais généraux, les bénéfices (fee), et toute prime ou indemnité versée pour affectation hors siège. Un formulaire indiquant la ventilation des éléments de la rémunération est joint pour aider le Consultant à préparer les négociations financières (aucun renseignement d’ordre financier ne doit être inclus dans la Proposition technique). Les formulaires indiquant la ventilation convenue font partie du contrat négocié. 1.2 Le Client, dépositaire de fonds publics, doit les dépenser avec prudence. Il est donc intéressé à ce que la Proposition financière du Consultant soit raisonnable, et, pendant les négociations, il entend pouvoir examiner les états financiers audités à partir desquels sont établis les taux de rémunération du Consultant, certifiés par un vérificateur indépendant. Le Consultant doit être prêt à divulguer les états financiers vérifiés des trois derniers exercices, pour justifier ses taux, et à accepter que les taux qu’il propose ainsi que d'autres questions financières fassent l’objet d’un examen rigoureux. Le détail des taux est examiné ci-après. (i) Salaire Il s'agit du salaire périodique brut pécuniaire versé à un employé au siège du Consultant. Il n’inclut aucune prime, d’affectation hors siège ou autre (sauf si celles-ci sont incluses en vertu de la législation ou d’une réglementation officielle). (ii) Primes Les primes sont en principe réglées sur les bénéfices réalisés. Le Client ne souhaitant pas effectuer de double paiement, les primes accordées au personnel ne font pas partie du taux de rémunération. Si la comptabilité du Consultant est telle que le pourcentage de ses charges sociales et de ses frais généraux est basé sur le total de ses recettes, primes comprises, ces pourcentages doivent être ajustés à la baisse en proportion. Si la législation nationale stipule le paiement d’un treizième mois, il n’y a pas lieu d’ajuster à la baisse l’élément profit. Toute éventuelle discussion de primes devra s’appuyer sur les documents comptables audités, qui seront considérés comme confidentiels. (iii) Charges sociales On entend par charges sociales les charges que représentent pour le Consultant les prestations non monétaires qu’il offre à ses employés et comprennent, inter alia : retraite, assurance maladie et assurance vie, ainsi que congés annuels et congés de maladie. À cet égard, le coût des congés pour fête légale ne fait pas partie des charges sociales acceptables, pas plus que celui des congés pris pendant une mission si aucun personnel de remplacement n’a été fourni. Le congé supplémentaire, pris en fin de mission en application de la politique de congé du Consultant, constitue une charge sociale acceptable. (iv) Coût des congés Les règles de calcul du coût du nombre total de jours de congés annuels en pourcentage du salaire de base sont normalement les suivantes : Coût des congés en pourcentage du salaire2 =  Il importe de souligner que les congés peuvent être considérés comme une charge sociale uniquement s’ils ne sont pas facturés au Client. (v) Frais généraux On entend par frais généraux les charges d’exploitation du Consultant qui ne sont pas directement liées à l’accomplissement de la mission et ne sont pas remboursées comme un poste de coût distinct au titre du contrat. Il s’agit habituellement des dépenses du siège (temps de travail des associés, temps de travail non facturable, temps de travail des cadres qui administrent le projet, loyer, personnel d’appui, études, formation du personnel, commercialisation, etc.), du coût du personnel qui n’est pas affecté actuellement à des activités génératrices de revenu, des impôts sur l’entreprise et des charges de promotion de l’entreprise. Durant les négociations, les états financiers vérifiés, certifiés par un auditeur indépendant et justifiant les frais généraux des trois derniers exercices, doivent être disponibles aux fins d’examen, ainsi que des listes détaillées des éléments constitutifs de ces frais généraux et du pourcentage du salaire de base que représente chacun d’entre eux. Le Client n’acceptant pas de marge supplémentaire pour charges sociales, frais généraux, et autres frais afférents au personnel qui n’est pas employé à titre permanent par le Consultant, ce dernier ne peut prétendre qu’au paiement des frais administratifs et commissions sur les sommes qu’il facture mensuellement pour le personnel sous-traitant. (vi) Bénéfices (fee) Les bénéfices (fee) sont basés sur la somme des salaires, charges sociales et frais généraux. Si d’éventuelles primes périodiques sont indiquées, il y aura en principe une réduction correspondante de l’élément bénéfice. Les frais de déplacement et autres frais remboursables (à moins pour ces derniers qu’ils n’exigent l’acquisition d’un volume exceptionnel de matériel) ne peuvent être inclus dans la base de calcul des bénéfices. Le Consultant notera que les paiements sont effectués sur la base d’un échéancier estimatif convenu comme indiqué dans le projet de contrat. (vii) Indemnité ou prime d’affectation hors siège Certains consultants versent des indemnités d’expatriation à leur personnel affecté hors siège. Ces indemnités sont calculées en pourcentage du salaire et ne peuvent donner lieu à des frais généraux ou bénéfices. Il peut arriver que la législation applicable les frappe de charges sociales, auquel cas le montant de ces dernières figure sous la rubrique charges sociales, le montant net de l’indemnité étant indiqué séparément. Pareille indemnité, lorsqu’elle est versée, couvre notamment, pour le personnel concerné, le coût de l’éducation dans le pays d’origine et autres éléments similaires qui ne sont pas considérés comme des frais remboursables. (viii) Indemnités de subsistance Les indemnités de subsistance ne font pas partie du taux de rémunération, mais sont versées séparément en monnaie locale. Aucun supplément n’est versé pour les personnes à charge autrement dit, le taux est le même pour le personnel marié et célibataire. Les taux communément appliqués par le PNUD dans le pays considéré peuvent servir de référence pour l’établissement des indemnités de subsistance. 2. Frais remboursables 2.1 Les négociations financières portent en outre sur des éléments comme les faux-frais et autres dépenses remboursables (notamment coût des enquêtes, équipements, loyer de bureaux, fournitures, déplacements à l’étranger et dans le pays, location d’ordinateurs, frais de démarrage et de cessation des activités, assurance, et frais d’impression). Ces frais peuvent être des frais fixes ou être remboursables en devises ou monnaie locale, sur présentation des factures correspondantes. 3. Garantie bancaire 3.1 Les paiements au Consultant, y compris de toute avance fondée sur les flux de trésorerie prévisionnels et couverte par une garantie bancaire, sont effectués conformément à un calendrier estimatif convenu assurant au Consultant des paiements réguliers en monnaie nationale et en devises, tant que l’exécution des services se déroule conformément aux prévisions. Formulaire type Société : ____________________________________ Pays : ________________________ Tâche : _____________________________________ Date : ________________________ Déclaration des Consultants relative aux coûts et charges Par la présente, nous confirmons que
[Nom du Bureau d’études] Représentant habilité Date Nom Titre Déclaration du Consultant relative aux coûts et charges (tableau de decomposition de la remuneration du personnel) (Libellé en [indiquer la monnaie])
1 Exprimé en pourcentage de (1) 2 Exprimé en pourcentage de (4) SELECTION DE CONSULTANTS DEMANDE DE PROPOSITIONS DP No.: [insérer la référence en conformité avec le plan de passation des marchés] Sélection de Consultants pour les services de : [insérer l’intitulé de la mission] Client : …………… [insérer le nom de l’agence d’exécution] Pays : ……………. [insérer le nom du pays] Projet : …………… [insérer le nom du projet] Emise le : [date d’envoi aux firmes figurant sur la liste restreinte] TABLE DES MATIERES | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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